Trong tháng 12.2023, MP Transformation đã thực hiện rà soát hệ thống quy trình nội bộ nhằm củng cố và xây dựng nền móng vững chắc cho Công ty. Ban lãnh đạo đã ký kết hợp đồng Xây dựng hệ thống quy trình nội bộ với IBPO. Đây là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn xây dựng quy trình và giám sát hiệu lực quy trình cho các doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu về quản trị và tiêu chuẩn Quốc tế. Hãy cùng tìm hiểu sự cần thiết trong việc xây dựng quy trình tại doanh nghiệp nhé!
Xây dựng quy trình là gì?
Xây dựng quy trình là quá trình thiết lập và tổ chức các bước cụ thể và phương thức để thực hiện một công việc hoặc một loạt các công việc nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể. Quy trình này có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực trong doanh nghiệp, sản xuất, dịch vụ, và các hoạt động khác.
Mục tiêu chính của việc xây dựng Quy trình là gì?
Quy trình có thể bao gồm các bước cụ thể, quy tắc, và quy định cần thiết để đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo cách có tổ chức và hiệu quả. Mục tiêu chính của việc xây dựng quy trình bao gồm:
- Hiệu suất và Hiệu quả: Quy trình giúp tăng cường hiệu suất bằng cách tối ưu hóa các bước và nguồn lực. Nó cũng tạo điều kiện cho sự hiệu quả thông qua việc loại bỏ hoặc giảm thiểu các bước không cần thiết.
- Độ Chính Xác: Quy trình giúp đảm bảo tính chính xác trong các hoạt động, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng cách.
- Kiểm Soát Chất Lượng: Việc xây dựng quy trình giúp thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng và cách kiểm soát chất lượng trong suốt quá trình làm việc.
- Mô Tả Công Việc và Trách Nhiệm: Quy trình định rõ các vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc đội ngũ liên quan đến quá trình làm việc.
- Thuận Tiện và Linh Hoạt: Một quy trình tốt cũng phải linh hoạt để có thể thích ứng với sự thay đổi trong môi trường làm việc hoặc nhu cầu của khách hàng.
- Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí: Quy trình có thể giúp giảm thiểu thời gian và chi phí bằng cách tối ưu hóa các hoạt động và nguồn lực.
- Dễ Dàng Đào Tạo và Chuyển Giao Kiến Thức: Có quy trình giúp dễ dàng hóa quá trình đào tạo nhân viên mới và chuyển giao kiến thức từ người này sang người khác.
Ý nghĩa các Quy trình mang lại cho doanh nghiệp
Giải phóng lãnh đạo
Khi một nhân viên có thể thay lãnh đạo làm một việc tốt như chính họ thậm chí tốt hơn, đó là thành công và niềm vui lớn nhất của người lãnh đạo. Lúc nào họ có thể làm những công việc khó khăn hơn, đối đầu với thử thách lớn hơn. Thách thức thì sẽ đem đến cơ hội.
Có quy trình, ban lãnh đạo đã chuyển giao toàn bộ tinh hoa, kinh nghiệm, phương pháp xử lý vấn đề cho người mới và khi đó họ sẽ tự động làm việc và ban lãnh đạo sẽ yên tâm, thoải mái và tự do để làm các công việc quan trong hơn.
Nền móng để doanh nghiệp phát triển
Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách có thể không hiệu quả và bản chất trí não vốn rất lười, nó không chịu nhận ra sự sai lầm trong công việc thường ngày.
Khi xây dựng được quy trình, doanh nghiệp bạn giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự. Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để.
Xây dựng tinh thần làm việc năng động, công việc vận hành trôi chảy, tăng năng suất, môi trường làm việc công ty trở nên chuyên nghiệp hơn.
Cách thiết lập quy trình nội bộ
- Xác Định Mục Tiêu Cụ Thể:
- Đặt ra câu hỏi: Mục tiêu chính của quy trình là gì?
- Xác định những vấn đề cụ thể mà quy trình sẽ giải quyết.
- Phân Đoạn Công Việc:
- Phân tích các hoạt động cụ thể cần thực hiện trong quy trình.
- Xác định các bước chính và quy trình tuyến tính.
- Xác Định Người Thực Hiện:
- Xác định người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho mỗi bước trong quy trình.
- Gán rõ vai trò và trách nhiệm.
- Lập Sơ Đồ Quy Trình:
- Vẽ sơ đồ quy trình để minh họa rõ ràng các bước và mối quan hệ giữa chúng.
- Sử dụng các biểu đồ như sơ đồ dòng công việc (flowchart) hoặc biểu đồ Gannt để thể hiện quy trình.
- Xác Định Chuẩn Chất Lượng:
- Đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng cho mỗi bước trong quy trình.
- Xác định cách kiểm soát chất lượng và đánh giá hiệu suất.
- Thiết Lập Quy Tắc và Hướng Dẫn:
- Đặt ra các quy tắc cụ thể và hướng dẫn cho việc thực hiện mỗi bước.
- Mô tả chi tiết cách thức thực hiện từng công đoạn.
- Kiểm Tra và Xác Nhận:
- Đưa ra quy trình thử nghiệm trong thực tế để kiểm tra hiệu suất và sự hiệu quả.
- Lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Tạo Hệ Thống Theo Dõi:
- Xây dựng hệ thống để theo dõi quy trình, bao gồm cách theo dõi tiến độ và đo lường hiệu suất.
- Thiết lập cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống thông tin để lưu trữ thông tin và dữ liệu liên quan đến quy trình.
- Đào Tạo Nhân Sự:
- Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách thức thực hiện quy trình mới.
- Đảm bảo sự hiểu biết và sự tham gia tích cực từ phía nhân viên.
- Tối Ưu Hóa Liên Tục:
- Liên tục đánh giá và tối ưu hóa quy trình theo thời gian.
- Sử dụng phản hồi và dữ liệu để cải thiện hiệu suất và linh hoạt.
- Tạo Chính Sách và Quy Định:
- Xác định chính sách và quy định chung liên quan đến quy trình.
- Bảo đảm tuân thủ và tuân thủ các quy định pháp luật nếu có.
- Thực Hiện Công Nghệ Hỗ Trợ:
- Sử dụng công nghệ để hỗ trợ quy trình nếu cần thiết.
- Áp dụng các công cụ quản lý quy trình hoặc hệ thống thông tin để giúp quản lý và theo dõi.
Cần làm gì để thực hiện tốt Quy trình?
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện quy trình. Quy trình được lập ra để làm công cụ kiểm soát cho các cấp quản lý và tác nghiệp của nhân viên.
Một quy trình tốt được đánh giá qua mức độ vận dụng vào thực tiễn và nó phải giúp người thực hiện nâng cao chất lượng công việc.
Thường xuyên đối chiếu và kiểm tra quy trình, cập nhật quy trình để phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại. Có thể sử dụng dịch vụ bên ngoài để kiểm tra đánh giá rủi ro từ một quy trình cụ thể.
Quy trình được lập ra không có nghĩa là hoàn toàn dập khuôn, trong một số trường hợp nó phải được vận dụng linh hoạt, tránh mắc bệnh giấy tờ.
Bằng cách thực hiện những bước này một cách chặt chẽ, chúng ta có thể đảm bảo quy trình được triển khai một cách hiệu quả và mang lại giá trị cho tổ chức. Chúc bạn áp dụng được các quy trình hiệu quả và thành công trong công việc!